Tujuan:
Menjamin bahwa proses dokumentasi berjalan sesuai mutu UMSIDA.

Ruang Lingkup:
Urusan Dokumentasi meliputi pembuatan Kliping, Khazanah, Foto dan Video.

Definisi:
Kliping adalah kumpulan berita dari koran atau majalah yang memberitakan segala sesuatu tentang UMSIDA
Khazanah adalah majalah internal yang diterbitkan 2 kali dalam setahun oleh Humas UMSIDA sebagai media komunikasi dan pencitraan
Foto adalah gambar yang diambil dan dikumpulkan dari kegiatan-kegiatan di UMSIDA
Video adalah gambar bergerak hasil dokumentasi kegiatan yang dilakukan UMSIDA

 

PROSEDUR DOKUMENTASI:
Pembuatan Kliping
Staff Humas:
Mengumpulkan data atau berita yang ada hubungannya dengan UMSIDA dari media Cetak (koran, majalah, koran elektronik)
Menggunting dan merekatkan hasil guntingan berita dari media cetak
Menyusun kliping dan menggandakan kliping (jika dibutuhkan)
Mengarsipkan kliping
mendistribusikan (jika dibutuhkan) dengan persetujuan Kasi Humas

Khazanah
Kasi Humas mengusulkan nama-nama pengelola majalah khazanah yang terdiri dari dosen dan mahasiswa Umsida kepada rektor
Pengelola majalah khazanah dilaksanakan berlaku dua tahun atau empat edisi sejak tanggal ditetapkan oleh rektor
Majalah khazanah terbit 2 edisi dalam setahun, edisi April-September dan Oktober-Maret
Rubrik Khazanah diusulkan dan disepakati oleh redaksi sesuai dengan kebutuhan promosi, menampilkan prestasi dan trend yang sedang booming
Distribusi Khazanah

Dokumentasi Foto
Kasi Humas menerima permintaan dari unit kerja untuk meliput
Staff Humas mencatat di papan kegiatan
Staff Humas melakukan pengambilan video kegiatan
Membuat film pendek dari video kegiatan
Memviralkan hasil video film pendek melalui media sosial
Staff Humas menyimpan arsip video hasil dokumentasi dan film pendek
Unit kerja menerima video hasil dokumentasi dan film pendek dengan membawa CD, flash disk atau hard disk eksternal dengan persetujuan Kasi Humas

Dokumentasi Video
Kasi Humas menerima permintaan dari unit kerja untuk meliput
Staff Humas mencatat di papan kegiatan
Staff Humas melakukan pengambilan foto kegiatan
Menggabungkan foto kegiatan dalam berita di web Umsida
Memviralkan hasil foto dan berita di web Umsida dan media sosial
Staff Humas menyimpan arsip foto hasil dokumentasi
Unit kerja menerima foto hasil dokumentasi dengan membawa CD, flash disk atau hard disk eksternal dengan persetujuan Kasi Humas